Geschäftsbrief schreiben: Gestaltung nach DIN 5008
Zunächst einmal regelt die DIN-Norm den Rahmen eines solchen Standardbriefes. 2011 wurde diese Norm aktualisiert, sodass sich auch einige Abstände und Formate geändert haben. Das hier ist die Neufassung:
Geschäftsbrief Seitenränder
Das beginnt beispielsweise bei den Seitenrändern eines typisch hochformatigen DIN A4 Briefs. Für sie gelten folgende Maße und Breiten:
- Seitenrand oben: 4,5 Zentimeter
- Seitenrand unten: 2,5 Zentimeter
- Linker Seitenrand: 2,5 Zentimeter
- Rechter Seitenrand: 2 Zentimeter (mindestens aber 1,5 Zentimeter)
Geschäftsbrief Schriftgröße und Schriftart
Die Schriftgröße beträgt im Geschäftsbrief 12 Punkt. Bei besonders viel Text dürfen Sie die Lettern aber auch auf 11 Punkt verkleinern, damit das Anschreiben noch auf eine Seite passt, kleiner als das sollte es jedoch in keinem Fall sein, um zu gewährleisten, dass Ihr Schreiben ohne Probleme – und Lupe – leserlich bleibt.
Geschäftsbrief Briefkopf
Auf den Briefkopf fällt der Blick des Lesers klassischerweise als erstes, schließlich findet er sich ganz oben auf Ihrem Geschäftsbrief. Das macht ihn zu einem wichtigen Aushängeschild und Hingucker, der entsprechend professionell gestaltet werden sollte.
- Die eigene Anschrift steht standardgemäß oben links, rechtsbündig oder zentriert ist inzwischen aber auch zulässig. Dabei sind die ersten drei Zeilen für Name, Anschrift und Telefonnummer vorgesehen. Auch Ihre E-Mail-Adresse können Sie hier anbringen.
- Drei Zeilen darunter folgt die Empfängeradresse. Diese ist maximal 8,5 Zentimeter breit. Der Grund hierfür sind standardisierte Sichtfenster in DIN C6-Briefumschlägen.
- Insgesamt aber dürfen die Kontaktdaten rund neun Zeilen oder 4,5 Zentimeter nicht überschreiten.
- Datum und Ort liegen normalerweise rechtsbündig und mit einer Leerzeile Abstand unter dem Adressfeld. Manche Firmen positionieren das Datum jedoch auch an einer anderen Stelle. Der Ort wird hierbei aber nur dann erwähnt, wenn er sich vom Wohnort unterscheidet (was selten der Fall ist).
Geschäftsbrief schreiben: Die Pflichtangaben
Bei den Pflichtangaben wird unterschieden, ob sich Ihr Unternehmen im Handelsregister befindet oder nicht.
Folgende Angaben muss Ihr Geschäftsbrief enthalten, wenn Sie im Handelsregister eingetragen sind:
- Firmenname und Rechtsform
- Außerdem gehören die Handelsregisternummer sowie das Registergericht in den Brief.
- Handelt es sich bei Ihrer Firma um eine Gesellschaft mit begrenzter Haftung (GmbH), müssen die Geschäftsführer sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrates (Vor- und Nachname) genannt werden.
- Handelt es sich um eine Aktiengesellschaft (AG), müssen Sie die Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder nennen. Dabei ist der Vorstandsvorsitzende zu kennzeichnen. Auch der Vorsitzende des Aufsichtsrates ist zu nennen.
Folgende Angaben muss Ihr Geschäftsbrief enthalten, wenn Sie NICHT im Handelsregistereingetragen sind:
- Vor- und Nachname des Inhabers.
- Geschäftsanschrift
- Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts muss diese als Zusatz oder die Abkürzung GbR genannt sowie die Gesellschafter aufgeführt werden.
Nach so vielen Informationen, die einen formal richtigen Geschäftsbrief kennzeichnen, bleibt immer noch die Frage: Wie schreibt man einen guten Geschäftsbrief, der dem Leser positiv auffällt, die wichtigsten Inhalt rüberbringt, nicht langweilig wirkt und im besten Fall zu einer schnellen Antwort oder Reaktion des Angeschriebenen führt? Wir haben zehn Tipps gesammelt, die Ihnen helfen, nicht nur einen professionellen, sondern auch einen erfolgreichen Geschäftsbrief zu schreiben.
Fassen Sie sich kurz.
Denken Sie daran, dass die Aufmerksamkeit Ihres Leser begrenzt ist. Deswegen sollten Sie direkt auf den Punkt kommen. In der Regel sollte Ihr Geschäftsbrief eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Verwenden Sie lieber kurze Hauptsatzkonstruktionen, statt langer Schachtelsätze.
Wählen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.
Der Betreff ist ein wichtiger Punkt für den Leser. Deswegen sollte er darin eine Kurzzusammenfassung des Inhalts finden. Das Wort Betreff sollten Sie dabei nicht verwenden, sondern in einem knappen und konkreten Satz beschreiben, worum es geht. Bei der Erstellung eines Angebots könnten Sie beispielsweise schreiben „Ihre Anfrage vom xx.xx.xx.“
Nennen Sie das Wichtigste zuerst.
Bereits im ersten oder zweiten Satz sollte dem Empfänger klar werden, warum Sie Ihn kontaktieren. Viel länger wird er nicht warten wollen. Ist ihm der Grund Ihrer Kontaktaufnahme nicht klar, verlieren Sie seine Aufmerksamkeit und er liest nicht bis zum Schluss.
Achten Sie auf eine persönliche Anrede.
„Sehr geehrte Damen und Herren“ – das ist die Standardbriefanrede und rein formal machen Sie damit nichts verkehrt. Allerdings wirkt eine solche Anrede auch unpersönlich, kalt und distanziert: Wer sind denn diese Damen und Herren? Kurz: Einer solchen Anrede fehlt die gute Seele. Um herauszufinden, welche Anrede die richtige für Ihren Brief ist, sollten Sie sich zwei Fragen stellen: Ist der Name des Empfängers bekannt? Wie gut kennen sich Sender und Empfänger? Lauten Ihre Antworten „Nein“ und „gar nicht“, fällt Ihre Wahl automatisch auf „Sehr geehrte Damen und Herren“. Kennen Sie den Namen des Empfängers, doch der Anlass Ihres Briefes ist offiziell, empfiehlt es sich auf die Kombination „Sehr geehrte/r Frau/Herr XY“ zurückzugreifen. Ist der Umgang bereits vertrauter, bieten sich auch „Guten Tag“ oder „Liebe/r“ an.
Stellen Sie Ihren Empfänger in den Mittelpunkt.
Insbesondere, wenn Sie in Ihrem Geschäftsbrief ein Angebot unterbreiten oder Ihre Dienstleistung vorstellen, sollten Sie darauf achten, kundenorientiert zu schreiben. Fragen Sie sich vor der Erstellung des Briefes: Wer ist der Empfänger? Was interessiert ihn? Welchen Mehrwert können Sie ihm bieten? Verwenden Sie beim schreiben häufiger das Wort „Sie“ statt „wir“. Schreiben Sie lieber „Sie erhalten bei uns eine kostenlose Beratung“ statt „Wir bieten Ihnen eine kostenlose Beratung“.
Verzichten Sie auf veraltete Formulierungen.
Eine Anrede, wie „Werte/r Frau/Herr XY“ oder „Verehrte/r Frau/Herr XY“ werden heute nicht mehr verwendet. Damit wirkt Ihr Brief gekünstelt. Gleiches gilt für ein „Hochachtungsvoll…“ Aber auch auf Formulierungen wie „hiermit“ oder „mit diesem Schreiben“ machen Ihren Brief distanziert und unpersönlich.
Formulieren Sie positiv.
Statt „Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern“, ist es besser die Aussage so zu formulieren: „Wir haben uns Ihr Anliegen notiert und kümmern uns um eine schnellst mögliche Beschaffung des gewünschten Produkts“. Mit der zweiten Formulierung wirkt Ihr Geschäftsbrief deutlich professioneller, positiver und kundenorientierter.
Bieten Sie eine Kontaktmöglichkeit an.
Am Ende Ihres Briefes, sollten Sie dem Empfänger die Möglichkeit geben, Sie bei Rückfragen zu kontaktieren. An dieser Stelle runden Sie Ihren Brief ab. Der letzte Satz bietet Ihnen die Möglichkeit, sich zu bedanken oder um eine konkrete Handlung zu bitten (beispielsweise eine Antwort bis zu einem bestimmten Datum oder einen Rückruf).
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